メール返信のプロンプト集｜断り方・催促・お詫び

メール返信のどこをAIに任せられるのか

メールの返信に関わる作業は、大きく3つに分けられる。

AIに渡すのは「誰に・何を伝えたいか」という要点と、元になったメールの本文である。 文章に組み立てる部分だけを引き受けさせ、内容の正しさや送るかどうかの判断は 人が最後まで持つ。この線引きを崩さなければ、書きにくいメールほど時間の差が出やすい。

一般的な中小企業を想定した目安の試算は次のとおりである。 特定の企業の実績ではなく、想定される業務量からの試算であることに注意。

試算の前提：営業・カスタマー対応を兼ねる担当者1名が、上記のような 書きにくい返信を月20件程度扱うと想定。単純な定型連絡（受領確認など）は含めない。 月20件の内訳が上記4種類に均等に分かれるとすると、月あたり150〜200分 （2.5〜3.3時間）程度の差になる計算だが、これは業務量の目安であり、 実際の削減時間を保証するものではない。

使い方の共通ルール

5本の指示文はどれも、元のメール本文か伝えたい要点をAIに貼り付けてから使う。 共通して守ったほうがよい点は次の3つ。

• 事実関係（納期・金額・経緯など）は人が正確に書いて渡す。 AIは事実を 確認する手段を持たないため、渡した情報をそのまま文章にするだけである
• 相手との関係性（初めての相手か、長年の取引先か）を条件として伝える。 同じ「断る」でも、言葉の硬さは相手によって変えたほうが自然になる
• 出てきた文章は、送信前に必ず声に出して読む。 AIの文章は整いすぎて、 かえって冷たい印象を与えることがある。読み上げると違和感に気づきやすい

指示文1：断りメールを作る

値引き要求や日程変更など、相手の依頼を断る場面で使う指示文。

以下の内容で、相手からの依頼を断るメールの下書きを作成してください。

依頼内容：（ここに相手から来た依頼の要点を書く）
断る理由：（ここに断る理由を書く）
相手との関係：（例：数年来の取引先／初めてのやり取り 等）

条件：
- 依頼への感謝または配慮を最初に一言入れる
- 断る理由は簡潔に述べ、言い訳のように長く書かない
- 代わりにできることがあれば、断りの後に一つ提案する（無ければ「代替案なし」と伝える）
- 「検討します」のような結論を先送りする表現は使わない

「相手との関係」を書き分けることで、文面の硬さが自然に変わる。 「代わりにできることがあれば提案する」の一文は削らないこと。 断るだけで終わる文面より、関係が続きやすくなる。

指示文2：催促メールを作る

返信や支払いが期日までに来ていない相手に送る、催促メールの指示文。

以下の内容で、期日までに返信（または対応）がない相手への催促メールの下書きを作成してください。

依頼した内容：（ここに何をいつまでに依頼したかを書く）
現在の状況：（例：期日を3日過ぎている／リマインドは初めて 等）
今回の位置づけ：（例：1回目の催促／2回目で前回より強めにしたい 等）

条件：
- 相手を責める表現は使わない（見落としの可能性を前提にする）
- 「いつまでに」を文中で明確にする
- 今回が2回目以降の催促である場合のみ、前回連絡した事実に軽く触れる

「今回の位置づけ」を書くことで、催促の強さを指示文側でコントロールできる。 何度も催促しているのに毎回1回目と同じ柔らかさで送ると、 相手に軽んじられていると受け取られることがある。強めるかどうかは人が決め、 条件として伝える。

指示文3：お詫びメールを作る

納期遅延やミスがあった際の、お詫びメールの指示文。

以下の内容で、お詫びのメールの下書きを作成してください。

何が起きたか：（ここに事実だけを書く。推測や言い訳は書かない）
原因：（分かっている範囲で書く。不明な場合は「調査中」と書く）
今後の対応：（いつまでに、何をするか）

条件：
- 最初の一文でお詫びの意思を明確に伝える
- 原因の説明は事実のみとし、言い訳に聞こえる表現（「〜のため仕方なく」等）は避ける
- 「今後の対応」は具体的な日付や行動で書く。あいまいな表現（「善処します」等）にしない
- 過度にへりくだった表現を繰り返さない（謝罪の言葉は最初と最後の2回まで）

お詫びメールは、事実と原因を人が正確に渡せるかどうかで文面の質が決まる。 「何が起きたか」の欄に推測を混ぜないこと。AIは渡された内容をそのまま 文章にするため、あいまいな事実を渡すと、あいまいなお詫びになってしまう。

指示文4：日程調整・保留の返信を作る

すぐに結論を出せない依頼に対して、日程調整や返答保留を伝える指示文。

以下の内容で、すぐに結論を出せない依頼への返信メールの下書きを作成してください。

依頼内容：（ここに依頼の要点を書く）
保留の理由：（例：社内確認が必要／担当者不在 等）
回答予定日：（いつまでに回答するか）

条件：
- 「検討します」だけで終わらせず、いつまでに回答するかを必ず明記する
- 保留の理由は簡潔に一言添える程度にとどめる
- 相手を待たせることへの配慮を一文入れる

「回答予定日」を必ず書かせることで、返事のない放置状態を防ぎやすくなる。 保留の返信は、結論が無いこと自体は問題にならない。いつ結論が出るかが 書かれていないことが問題になる。

指示文5：長文メールを読んで返信案を作る

相手からの長いメールを読み、要点を整理したうえで返信の下書きを作る指示文。

以下は相手から届いた長いメールです。まず要点を3行以内で整理し、
そのうえで返信の下書きを作成してください。

返信の方向性：（例：概ね了承する／一部条件を付けて了承する／断る 等）
伝えたい条件・補足：（ここに追加で伝えたい内容があれば書く）

条件：
- 要点整理は「相手の要望」「期限」「懸念点」の3項目に分ける
- 返信の下書きは、要点整理を踏まえた内容にする
- 相手のメールに書かれていない内容を、返信に書き加えない

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（ここに相手からのメール本文を貼り付ける）
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長いメールほど、返信の前に「結局何を求められているか」を整理する作業に 時間がかかる。この指示文は、その整理と返信案の作成を1回でまとめて行う。 要点整理の3項目だけを先に確認し、返信案は参考程度に見る使い方もできる。

よくある質問

Q. 断りにくい相手への返信も、AIに任せて大丈夫ですか。 文面の下書きは任せられるが、断る・保留するといった判断自体は人が行う。 特に取引額が大きい相手や、今後の関係に関わる返信は、AIが作った文面を そのまま送らず、内容と言い回しの両方を人が確認したほうがよい。

Q. お詫びメールで、事実と違う内容が書かれてしまうことはありますか。 ある。AIは渡された情報をもとに自然な文章を作るのが得意な分、 情報が不足していると、それらしい言葉で埋めてしまうことがある。 「何が起きたか」は事実だけを渡し、不明な点は「調査中」と明記する。

Q. 催促メールが強すぎる・弱すぎると感じたときはどうすればよいですか。 指示文の「今回の位置づけ」の欄を書き直して、もう一度出力させるのが早い。 「もう少し柔らかく」「もう一段強めに」と追加で伝えれば、 同じ指示文のまま調整できる。

Q. 顧客名や取引先の名前を指示文に含めても問題ないですか。 無料版・個人向け有料版（ChatGPT Plus、Claude Pro等）は、既定では入力内容が 学習に使われる設定になっており、止めるには自分で設定を変える必要がある （出典：OpenAI「Enterprise privacy at OpenAI」openai.com/enterprise-privacy、 Anthropic公式ヘルプセンター support.anthropic.com）。一方、法人向けプラン （ChatGPT Business・Enterprise、Claude Team・Enterprise）は既定で学習に 使わない設定になっている。ただし条件はツールやプランの改定で変わるため、 契約前に利用するAIツールの公式ドキュメントで最新条件を確認したほうがよい。 不安がある場合は、社名を「A社」のように置き換えてから渡す方法もある。

Q. 英語でのメール返信にも同じ指示文が使えますか。 指示文の骨格（依頼内容・理由・条件を書いて渡す形式）は英語メールにも 応用できる。ただし言語ごとに丁寧さの表現が異なるため、出力後に 「この言い回しは相手国の商習慣として自然か」を確認したほうがよい。 必要であれば「英語のビジネスメールとして自然な言い回しにしてください」 と条件に加える。