中小企業がそのまま使えるChatGPTプロンプト20（業務別）

プロンプトを使う前に守ること

貼り付ける前に、次の3つだけ確認してください。これを飛ばすと、 情報漏えいや誤った文書の社外送付につながります。

• 顧客名・取引先名・個人名は入力しない。 「A社」「担当者B」のように置き換える
• 金額・数量など機密性の高い数字は、桁を変えてテスト運用してから本番の数字を入れる
• 出てきた文章はそのまま送らない。 下書きとして扱い、人が読んでから使う

社外のセキュリティ確認への回答方法は別記事にまとめています。

経理業務のプロンプト5個

試算の前提: 従業員数十名規模の会社で、経理担当1名が月20〜30件のこの種の作業を 行うケースを想定しています。実際の削減時間は業務量・担当者の慣れによって変わります。

1. 請求書チェック 「以下は取引先から届いた請求書の記載内容です。【請求書の項目を貼り付け】 金額・振込先・支払期日・消費税の記載に不備がないか、抜けている項目がないかを チェックしてリスト化してください。」

2. 月次レポート下書き 「以下は今月の売上・経費の数字です。【数字を貼り付け】 先月との差分と主な増減理由を、社内会議で読む前提の300字程度の文章にしてください。 断定的な原因分析は避け、『〜と考えられる』程度の表現にしてください。」

3. 経費精算チェック 「以下は従業員から提出された経費精算の内容です。【内容を貼り付け】 金額の妥当性ではなく、領収書の日付・宛名・用途欄の記載漏れだけをチェックしてください。」

4. 未払い督促メール下書き 「【会社名】に対する【金額】円の支払いが【日数】日遅延しています。 角が立たない表現で、支払い状況の確認をお願いするメール文面を作成してください。 督促という言葉は使わないでください。」

5. 勘定科目相談 「【取引の内容】という支出がありました。一般的にはどの勘定科目に 分類されることが多いか、候補を3つ、それぞれの根拠と一緒に挙げてください。 最終判断は税理士に確認する前提で、あくまで候補出しとして回答してください。」

営業業務のプロンプト5個

試算の前提: 営業担当1名が週5〜10件のこの種の文書作成を行うケースを想定しています。

6. 提案書構成案 「【業種】の【企業規模】向けに、【自社の商品・サービス】を提案します。 課題の整理・提案内容・導入後の変化・費用感、の4部構成で見出し案を作ってください。 具体的な数字や実績は入れず、見出しと各見出しの要点だけにしてください。」

7. 商談議事録要約 「以下は商談の音声を文字にしたものです。【文字起こしを貼り付け】 決定事項・宿題事項(誰がいつまでに何をするか)・次回の日程、の3項目に整理してください。」

8. フォローメール下書き 「【日付】に【相手の会社名】と商談を行いました。話した内容は【要点】です。 次のアクションにつなげる、押しつけがましくないフォローメールの文面を作成してください。」

9. 見積書の説明文 「以下の見積内容を、専門用語を使わずに、相手が金額の内訳を理解できる 説明文にしてください。【見積の項目と金額を貼り付け】」

10. 競合比較の整理 「自社の【商品・サービス】と、競合の【一般的な特徴】を比較する際に、 価格以外でどんな観点で違いを説明できるか、候補を5つ挙げてください。 競合の実名は使わず、一般的な業界の傾向として整理してください。」

総務業務のプロンプト5個

試算の前提: 総務担当1名が月数件のこの種の文書作成を行うケースを想定しています。 規程類は社会保険労務士や弁護士の確認を経てから正式に使ってください。

11. 社内規程たたき台 「【規程のテーマ、例: リモートワーク】に関する社内規程のたたき台を作成してください。 対象者・適用条件・禁止事項・違反時の扱い、の4項目で構成し、 法的な最終確認が必要である旨を文末に明記してください。」

12. 社内アンケート設問 「【調査したいテーマ】について、社員の意見を集める社内アンケートの設問を 8問作成してください。選択式5問・自由記述式3問の構成にしてください。」

13. 備品発注メール 「【発注先】に、【品目・数量】の発注をお願いするメール文面を作成してください。 納期の確認も含めてください。」

14. 社内お知らせ文 「【変更内容、例: 就業時間の変更】について、社内向けのお知らせ文を作成してください。 変更内容・適用開始日・問い合わせ先の3点を含め、簡潔にしてください。」

15. 来客対応マニュアル整理 「以下は来客対応で実際に行っている手順の箇条書きです。【手順を貼り付け】 新人でも読んでわかるように、順番を整理してマニュアル形式にしてください。」

人事業務のプロンプト5個

試算の前提: 人事担当1名が月数件の採用・研修関連の文書作成を行うケースを想定しています。 評価・処遇に関わる最終判断はAIに任せず、人が行ってください。

16. 求人票文章作成 「【職種】【業務内容の箇条書き】【勤務条件】を渡すので、 求人票として読みやすい文章にしてください。誇張した表現は使わないでください。」

17. 面接質問リスト 「【職種】の面接で、経験とスキルだけでなく、 入社後の定着に関わる価値観を確認できる質問を5つ作成してください。」

18. 内定通知メール 「【氏名】に対する内定通知メールの下書きを作成してください。 入社日・提出書類・問い合わせ先を含め、丁寧で歓迎の意が伝わる文面にしてください。」

19. 研修資料構成案 「新入社員向けの【研修テーマ】について、90分の研修資料の構成案を 見出しレベルで作成してください。演習を1つ含めてください。」

20. 評価コメント言い回し 「以下は評価の事実です。【事実を箇条書きで貼り付け】 本人が改善点を前向きに受け止められる言い回しに整えてください。 評価そのもの(点数や合否)は変更せず、伝え方だけを整えてください。」

よくある質問

Q. ChatGPTの無料版でもこのプロンプトは使えますか。 基本的な文章生成・要約であれば無料版でも動きます。OpenAI公式ヘルプ （ChatGPT Free Tier FAQ、2026年8月時点）によると、無料版でもテキストでのやり取り自体は 不正利用防止の範囲内で回数の上限なく使えます。ただし画像生成・ファイルの読み込み・ 音声などの機能には、それぞれ別に利用回数の上限が設けられています。

Q. 顧客の個人情報を含む文章の下書きに使ってもいいですか。 氏名・住所・電話番号などの個人情報はそのまま入力しないでください。 「顧客A」「担当者B」のように置き換えてから使うことで、多くの用途は成立します。

Q. 出てきた文章をそのまま社外に送っても大丈夫ですか。 避けてください。AIが作った文章には、事実と異なる内容や不自然な言い回しが 混ざることがあります。送付前に人が全文を読んで確認してください。

Q. プロンプトの【 】の書き方が難しいです。 最初は短くても構いません。「【会社名】に督促メール」のように最小限の情報だけ入れて、 出てきた文章を見ながら「もっと丁寧に」「もっと短く」と追加で指示する使い方でも 十分に機能します。

Q. 20個以外にも業務別のプロンプトはありますか。 部門別に業務を洗い出した資料を別途用意しています。自社の業務でどこまで AIに任せられるかは、無料のAI業務診断で概算できます。