AI担当に任命されたときの最初の30日

なぜ最初の30日が重要なのか

AI担当という役割は、多くの会社でまだ前例がありません。任命された本人も、 何から手をつければいいか分からないまま日々の業務に戻ってしまうことが少なくありません。

最初の30日で成果が1つも出ないと、社内では「AI担当を置いたが特に何も変わらない」 という空気が固まります。その空気は一度できると覆すのが難しく、次に何か提案しても 「前もそう言っていた」で片づけられます。

逆に、たとえ小さくても「この業務が月〇時間減った」という具体的な実績が1つあれば、 次の業務への展開がしやすくなります。30日という期間は、大きな成果を出す期間ではなく、 社内に最初の実績を1つ持ち込むための期間だと考えると動きやすくなります。

1週目:何から手をつけるのか

1週目にやることは1つだけです。自分の部署、または任された範囲の業務を棚卸しし、 時間がかかっている作業を洗い出すこと。 ツール選びやAIの勉強は後回しにします。

棚卸しの表は、次の3列で十分です。

この段階の数字は、実測でなくても構いません。担当者本人か、実際にその業務を 行っている社員に「だいたいどのくらいかかっているか」を聞くだけで十分です。 1週目の目的は正確な数字を出すことではなく、候補となる業務を並べることです。

棚卸しが終わったら、次の3つの基準で候補を絞り込みます。

• 頻度が高い(週1回以上、または月20件以上)
• 手順が決まっている(判断より作業が中心)
• 間違えても取り返しがつく(顧客への直接発送や契約書のような、ミスの影響が大きい業務は外す)

この3つに当てはまる業務が、2週目に試す対象になります。

2週目:どの業務から試すのか

2週目は、1週目で絞り込んだ候補の中から1つだけ選んで試します。 複数の業務を同時に試さないことが重要です。同時に試すと、どの結果が どの業務によるものか分からなくなり、30日後の報告で数字を出せません。

選ぶ基準は「効果が大きそうな業務」ではなく「早く結果が出る業務」です。 効果が大きくても手順が複雑な業務は、30日以内に結果が出ないことがあります。 最初の1件は、次のような業務が向いています。

• 定型文の下書き作成(問い合わせ返信、社内お知らせ、議事録の要約)
• 決まったフォーマットへの転記・入力
• 複数の資料やメールの内容を要約してまとめる作業

反対に、最初の1件に向かないのは、判断が必要な業務(与信、価格決定、人事評価)や、 社外に直接影響する業務(顧客への正式な回答、契約書の作成)です。これらは AIが下書きを作っても、最終判断と確認は人が行う前提で進める必要があり、 最初の30日で扱うには重すぎます。

試す業務が決まったら、その週のうちに実際に使い始めます。使うツールは 既に社内にあるもの、または無料や低額で試せるものから始め、契約が必要な ツールの選定に時間をかけすぎないようにします。

3週目:どうやって数字を取るのか

3週目は、選んだ業務でAIを実際に使いながら、時間を記録することに集中します。 ここで記録が抜けると、4週目の報告が「感覚的には楽になった」という 根拠のない話になってしまいます。

記録する項目は3つだけです。

• 作業日と件数
• かかった時間(導入前の目安と比較できる形で)
• 手直しが必要だった件数(AIの下書きをそのまま使えず、大きく直した件数)

3つ目の「手直しが必要だった件数」を省く担当者が多いですが、これも 省かずに記録します。時間が減っていても、確認や修正が増えていれば 本当の意味での削減にはなりません。良い結果でも悪い結果でも、 そのまま記録に残します。

1週間分の記録が集まったら、次の形で整理します。

試算の前提: 問い合わせメールへの一次回答を対象に、担当者1名が週20件を 処理しているケースを想定しています。件数や業務内容が変わればこの数字も 変わるため、自社の実測値に置き換えてください。

4週目:誰に何を報告するのか

4週目は、3週間の記録をもとに社長(または上長)に報告します。 報告する内容は3つだけです。

1. どの業務で、週にどれくらいの時間が減ったか(3週目の表をそのまま使う)
2. 手直しが必要だった件数と、その理由
3. 来月どうするか(この業務を継続するか、次の業務に広げるか)

この段階では、まだ実測が1〜3週間分しかありません。「まだデータが少ないため 見込みも含みます」と正直に書いたうえで、次の1〜2ヶ月でデータを積み増していく 方針を添えます。数字を大きく見せる必要はなく、記録した事実だけを報告します。

報告のタイミングは、30日ちょうどにこだわる必要はありません。3週目の記録が 少数でも十分な傾向を示していれば、早めに報告して次の業務の許可を取るほうが 30日を無駄にしません。

30日で何時間くらい減らせるのか

最初の30日で扱うのは1つの業務だけなので、全社的な削減効果はまだ出ません。 目安として、定型的な作業を1つ選んだ場合の試算は次の通りです。

試算の前提: 各業務とも、AIによる下書き作成後に本人が5〜10分程度で 確認・修正する時間を含めています。件数・所要時間は業種や会社規模によって 大きく変わるため、この表はあくまで目安として、1週目の棚卸しで得た 自社の数字に置き換えて計算してください。

30日間で1つの業務にこの程度の効果が出れば、次の業務に展開する 根拠として十分です。逆にここで無理に複数業務を同時に進めると、 どの業務からいくら減ったのかが分からなくなり、次の展開の説得材料を失います。

よくある失敗

• 最初からツール選びに時間をかけすぎる。 高機能なツールを比較検討している間に 30日が過ぎてしまうケースが多くあります。最初の1件は、既にある無料や低額のツールで 十分に試せます
• 複数の業務を同時に試す。 どの効果がどの業務によるものか分からなくなり、 報告のときに数字を示せません。1件ずつ進めます
• 数字を記録せずに感覚で報告する。 「みんな楽になったと言っている」は 報告の根拠になりません。件数と時間は、3週目の間、毎日でなくても 週1回はまとめて記録します
• 判断が必要な業務から始める。 与信や契約内容の判断など、間違えたときの 影響が大きい業務は、最初の30日の対象からは外します

よくある質問

Q. AI担当に任命されましたが、AIの知識がほとんどありません。何から勉強すればいいですか。 最初の30日は、AIの知識を増やすことよりも、自部署の業務を棚卸しすることを 優先してください。知識は、実際に1つの業務で試しながら必要な分だけ身につくことが 多く、先に勉強してから始めると着手が遅れます。

Q. 上司や社長に、30日間何も報告せずに進めてもいいですか。 1週目の棚卸しが終わった時点で、どの業務を試す予定かを一度共有しておくと、 4週目の報告がスムーズになります。特に、判断が必要な業務や社外に影響する業務を 対象にする場合は、着手前に確認を取ってください。

Q. 30日で目立った効果が出なかった場合、どう報告すればいいですか。 効果が出なかったことも、出た場合と同じ形式で正直に報告します。 「想定より時間が減らなかった理由」と「業務を変えて続けるか、別の業務に 切り替えるか」を添えれば、失敗ではなく次への材料として受け止められます。

Q. どの部署のAI担当を任命するのが向いていますか。 特定の部署に限定する必要はありません。定型作業が多く、頻度の高い業務を 抱えている部署であれば、経理・総務・営業事務のいずれでも最初の30日の 進め方は同じです。

Q. AIツールの費用はどのくらいかかりますか。 無料で使えるプランを用意しているツールが多く、最初の試行はそこから始められます。 個人向けの有料プランは月700円台〜3,000円程度、法人でチーム利用する場合は 1人あたり月3,000円台〜が目安です(2026年8月時点。Google AI Proは月2,900円 〈Google公式〉、Microsoft 365 CopilotのBusinessアドオンは月3,148円〈Microsoft公式〉)。 料金や無料枠の内容は各社とも頻繁に変わるため、契約前に提供元の公式ページで 最新の金額を確認してください。

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